GDPR on tuonut muutoksia kaikkien eurooppalaisten yritysten toimintaan. Myös suorahaku- ja rekrytointifirmojen toimintatavat ovat jonkin verran muuttuneet, vaikka toki jo aiemminkin Suomen lainsäädäntö on pitänyt huolta työnhakijoiden yksityisyydestä ja oikeuksista. GDPR on tuonut kuitenkin lisävaatimuksia erityisesti kandidaatteja koskevien dokumenttien vastaanottoon ja hallintaan. Yksi isoimmista muutoksista on se, että alalla toimivien yritysten täytyy entistä selkeämmin kertoa, missä hakudokumentit säilytetään ja kenen toimesta. Meillä Arespartnersilla, samoin kuin monilla muilla alan toimijoilla, hakudokumenttien yksiselitteinen säilytyspaikka on hakujärjestelmämme.

Tämän hakujärjestelmän – tai kandidaattien hallintajärjestelmän – tehtävä on keskittää kandidaatin dokumentaatio yhteen paikkaan, ja siten helpottaa kandidaatin oikeutta hallita omia tietojaan. Tämän tyyppisten hakujärjestelmien tuomat edut ovat kiistattomat: niiden avulla niin hakijoiden kuin meidän konsulttien ja researchereidenkin on turvallista käsitellä dokumentteja, viestiä meneillään olevista projekteista sekä tarvittaessa pyynnöstä poistaa dokumentit turvallisesti yhdessä paikassa ja yhdellä kertaa. Voimme myös paremmin huomioida hakuprosessissa mukana olevat silloin, kun hakija toivoo tulevansa huomioiduksi vastaavissa prosesseissa jatkossakin. Esimerkiksi Arespartnersin järjestelmä lähettää uudesta tehtävästä viestin automaattisesti niille, jotka ovat ilmoittaneet kiinnostuksensa saada ilmoituksia intressejään vastaavista tehtävistä. Viestin jälkeen jokainen toki päättää itse, haluaako osallistua varsinaiseen rekrytointiprosessiin – ja tarvittaessa jättää uuden hakudokumenttinsa järjestelmään.

Aiemmin suositeltiin, että konsultille kannattaa aina rekrytointiprosessin aikana soittaa tai laittaa sähköpostia ja pyrkiä esittäytymään muistijäljen jättämiseksi. Tänä päivänä soittoajat eivät enää ole tutustumista tai muistiin jäämistä varten, vaan niiden aikana on tarkoitus käydä läpi muun muassa toimenkuvaan ja toimintaympäristöön liittyviä kysymyksiä sekä prosessiin liittyviä aikatauluja ja toimintamalleja. Hakudokumenttien tehtävä puolestaan on selventää hakijan taustaa (CV) ja tehtävään sopivuutta (hakukirje). Mikäli hakuprosessi itsessään tai joku edellä mainituista aiheista askarruttaa, kannattaa ilman muuta soittaa rohkeasti – me vastaamme mielellämme. Hyvät kysymykset ja ytimekäs viestintä jättävät aina positiivisen kuvan soittajasta!

Sen sijaan dokumenttien lähettäminen sähköpostitse ei tänä päivänä enää ole huomiokeino vaan pikemminkin kauhun paikka jokaiselle sääntöjä noudattavalle konsultille. Tallentamalla dokumenttisi suoraan järjestelmään autat meitä toimimaan laillisesti, läpinäkyvästi ja tasapuolisesti kaikkia kandidaatteja kohtaan. Myös hakuaikojen ja viimeisen hakupäivän noudattaminen on huomaavaista ja kohteliasta palkkaavaa yritystä, konsulttia ja muita hakijoita kohtaan; hakemusten käsittely vie aikaa, ja lähettämällä dokumenttisi myöhässä pidennät prosessia kaikkien mukana olevien osalta. Ota kuitenkin huoletta yhteyttä, mikäli järjestelmä ei ota viime hetken dokumenttien tallennusta vastaan – autamme aina toimistoaikojen puitteissa teknisten haasteiden selvittämisessä. Koskaan ei hakuprosessi ole kaatunut järjestelmien tai yhteyksien toimimattomuuteen. Tsemppiä työnhakuun ja jätä huoleti hakemuksesi ja CV:si meille osoitteessa: https://aresnets.arespartners.fi/